Prosedur Kerja dan Peran Income Audit dalam Suatu Hotel

 

Income Audit merupakan salah satu sub-bagian dari Finance & Accounting Department yang melaksanakan pekerjaan memeriksa, mencatat, dan melaporkan informasi data tentang hasil penjualan sehari penuh. Di tempat operasional hotel, transaksi harian biasanya ditutup (closing) pada pukul 03.00 WITA oleh tim Night Audit.

Keesokan harinya, Income Audit mulai melakukan pemeriksaan atas setiap transaksi yang telah masuk dalam laporan untuk memastikan ketepatan (balance) antara revenue yang didapat dengan hasil yang diperoleh. Proses ini mencakup pencocokan bukti pendukung dari kasir Front Office (seperti cashier closing report, guest folio) serta kasir outlet hotel (bill dan captain order The Lounge, H&E Restaurant, SPA, Bar, deposit voucher, bank copy, dan bukti transfer) dengan rincian yang telah direkap oleh Night Auditor.

Pekerjaan ini dilakukan secara rutin setiap hari guna mencegah kerugian akibat kesalahan perhitungan yang berlarut-larut. Jika ditemukan ketidaksesuaian, Income Audit wajib segera melakukan koreksi dan konfirmasi ke pihak Front Office atau outlet terkait.

Apa jadinya jika suatu hotel tidak memiliki Income Auditor?

Manajemen hotel tidak dapat berjalan lancar karena ketiadaan verifikasi data pendapatan, yang berpotensi memicu terjadinya manipulasi data. Selain itu, kondisi keuangan menjadi tidak terkontrol akibat ketidaksesuaian angka yang berisiko menyebabkan hotel mengalami penurunan performa hingga collaps.

Deskripsi Kerja Income Audit

1. Menerima Sales Report / laporan penjualan dari seluruh outlet.
2. Mencocokkan Sales Report dengan transcript of sales Night Accounting untuk memastikan seluruh penjualan telah terposting.
3. Memeriksa seluruh kelengkapan data penjualan.
4. Menyerahkan seluruh data penjualan kredit dan kartu kredit kepada bagian Account Receivable (AR).
5. Melakukan konfirmasi kepada General Cashier atas penjualan tunai.
6. Melakukan tindakan koreksi atas kekeliruan pencatatan penjualan sesuai dengan batas kewenangan yang dimiliki.
7. Membuat rekapitulasi penjualan harian (daily), bulanan (monthly), dan tahunan (yearly).
8. Membuat jurnal penjualan.

Standard Operating Procedure (SOP) Income Audit

• Memeriksa penjualan dari Front Office, Food & Beverage, Laundry, Business Centre, serta outlet lainnya.
• Membuat laporan hasil penjualan yang melampirkan dokumen pendukung: SO/CO, Bill, SGA, RC, dan GL.
• Memisahkan laporan transaksi tunai, kredit, dan penggunaan kartu kredit.
• Menyerahkan laporan penjualan kredit kepada A.R. Clerk.
• Memastikan transaksi kartu kredit diproses melalui mesin EDC (Electronic Data Capture).
• Menerima dan memeriksa kelengkapan hasil Sales Report dari Night Audit.
• Menggandakan laporan penjualan (harian, bulanan, tahunan) serta mengarsipkannya dengan rapi. File arsip ini disimpan secara sistematis hingga maksimal 20 tahun untuk mempermudah penelusuran kembali di kemudian hari.